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私のタスクマネージメント方法

主催者

さやかさん

はじめに

  • 社会人を初めたのはいいが、当時タスク管理の仕方を習った記憶がない。かつて、自分は時間管理ができない人だった。
  • 入社後 4,5年してタスクの管理方法について教えてもらった
  • タスク管理方法を知らない方に、やり方を教えてあげられたらいいなぁ、やり方を知ったらなにか変わるかもしれないなって思って。
  • それ踏まえて今回は説明します

私のタスクマネージメント方法

  • タスクの候補をかき出す。毎朝15-30minくらい時間をかけ、自分のやるべきことと作業見積もり時間を洗い出す
    • 自分の中の脳内メモリを書き出して、忘れても良い状態を作る。
      • 脳内メモリを書き出すことで自分の記憶を整理する。ToDo をいろいろ考えたまま作業すると、自分の頭の余裕がなくなるため、タスク発生時にタスクリストを書き出す
      • どんなものが発生し、どんな物があるのか書き出しておく
        • 発注するためにネゴシエートが必要なことを洗い出したり
        • 関係者に予め話を降っておくとか
    • 作業時間の見積もりを立てる
      • 作業の所要時間を計測する
      • おすすめとしては 1h-1.5h くらい、バッファを設ける
        • 何しても良い時間を設ける
        • 関係者からの問い合わせ応対したり、関係資料読んだり
  • 新卒の方におすすめ
    • 今こんな事やってるんです、というタスクを見える化できる
    • 自分のやっていることを上司に伝えるためにも
    • 今タスクがないので降ってほしい、とかも伝わりやすい
    • 作業時間を記録し、見積もり時間と実作業時間の剥離を正す。 PCDA サイクルを回すことで時間の見積もりができる人になる。
チャージコード※タスク名開始時間終了時間作業時間
1今日の作業計画9:009:300.5
2申請業務1、上司に話す9:3012:002.5

みなさんの作業管理方法

  • 紙

    • IT化に逆行するようですが、紙に書きだすのは結構オススメ
    • 自社では紙に書いておくとセキュリティの人に怒られる。デスクトップの付箋はいいけどリアル付箋はだめ。
      • うちの付箋紙のセキュリティーは、廃棄の時だけシュレッダーする位かなあー
    • 紙の付箋　粘着力が無くなって自分も忘れたタスクはやらなくて良かったんだと思っておく（w
    • 自分で書いた覚えのない付箋がモニターにはってあったり
    • 特に上司に言われてやる気の無い物は紙付箋紙に書いてしっかりメモしている雰囲気を醸し出して、本当にやらないといけないのは、outlookのTodoに
    • 電話伝言メモと混ざると気づかなくなる付箋…
    • 付箋に「〇さんに聞く！」とだけ書いて、で、なにを聞くのか忘れる
    • 付箋はノートに貼るのがいいと思う
      • ノートに張ってセロハンテープで止める。ポロッと落ちないように。
    • 強粘着付箋か広粘着付箋でないとどっかいきそうで怖い
    • 赤の付箋　黄色の付箋　青の付箋　などで優先度分けることができます　一応…

  • 脳内

    • in brain(頭の中）管理、たまに忘れます。

  • メモアプリ

    • メモアプリに取り急ぎタスク名だけぶちこんでます
    • 昔、emacsのorg-modeで管理とかやろうとしていたんですが面倒くさくなって続かず…。Markdownでメモする形になりました。

  • Excel

    • 似たような工数予実管理のExcelは使います！
    • 中長期のタスクはExcelで、日々の細かいタスクは朝紙に書いてます
    • 業務ではexcel で自分用の一覧作ってますね プライベートはスマホのリマインダーかgoogle keep
    • 一旦紙にメモをして、その日に終わらないようなタスクはExcelへ。
    • 仕事では、Excelで一覧表。プライベートでは、Gmailで自分宛にメール（カレンダーへも自動反映）

  • redmine

    • 何か振られてたら or なにかしないと、と思ったら些細なことにも徹底的にチケットを立てる。チケットの消化を目的として動く。スクラムで付箋を量産するかのごとく、個々人のタスクのつもり具合を明確化するため、チームのみんなが見えてる共通の場所に各々がチケットを作る感じで。
    • 朝はまず、ノートに「今日すること」を書き連ねる。業務ではREDMINE。なにを使うにしても大事なのは納期/期限を設定すること、だと思う

  • Office 365 系

    • 範囲を限定してですが、O365のPlanner、Outlookの予定表も使っています
    • テトリス予定表が怖いので、すべては入れないです… （積み上げられたOutlook予定表を社内ではテトリスって呼んでます…）
    • 個人メモはOneNoteで一元管理してます。

  • JIRA / Confluence

    • 今の現場だとタスクはconfluenceで管理しています。
    • 大本のbacklogは仕事はJIRA、プライベートはTrelloに積んであります。一日のタスクは、↑から手元にあるホワイトボードか、付箋に書き出しています。あとはこなすだけ。

  • ClickUp

    • ClickUp使ってます。
    • Trello使ってたけど優先度とかステータス設定できるのを知ってClickUpに移行しましたね.... 個人利用なら無料で十分使えますし。

  • Trello

    • 帰る時に次の日にやること書き出してから帰ってます。すぐ終わりそうなのはチャットで自分宛てで、ちょっと時間掛かるのはトレロで管理してます。前提として1ヶ月以上の長期のToDoがほとんど発生しない業務なので。

  • その他

    • 業務タスクはやる時間を確保するためにカレンダーにやる時間帯まで管理するのもいいですよ
    • windows標準の付箋（sticky note）便利です

Q & A

チャージについてもう少し教えてほしいです、意味を飲み込み損ねたので

ITだとプロジェクトで動いていることが多いと思うが、プロジェクトA,Bにおいて、両方にチャージしなければならない (労働加算しなければならない) 実際に働いた時間をどのプロジェクトにつけるべきか、というものの明確化。集計して、今月はこれだけしました、というのを勤怠システムに入力する。

タスクの期限の管理や把握などはどうしてますか？

明確に期日が決まっているものについては期日を書いておく。優先度を考慮してタスクを処理していく。